Proses Komunikasi Organisasi

STUDI KASUS PROSES KOMUNIKASI KLUB BINA UTAMA OLAHRAGA USIA DINI GUGUS SD 1 PAGAR AIR ACEH BESAR PROVINSI NAD

I. PENDAHULUAN
Organisasi merupakan wadah di mana banyak orang berkumpul dan saling berinteraksi. Organisasi juga terbentuk karena adanya kesamaan misi dan visi yang ingin dicapai. Dari sini setiap individu atau unsur yang terdapat di dalam organisasi tersebut secara langsung maupun tidak langsung harus memegang teguh apa yang menjadi pedoman dan prinsip di dalam organisasi tersebut. Sehingga untuk mencapai visi dan menjalankan misi yang digariskan dapat berjalan dengan baik.
Di dalam organisasi kerap terjadi konflik, baik konflik internal maupun konflik eksternal antar organisasi. Konflik yang terjadi kadangkala terjadi karena permasalahan yang sangat remeh. Namun justru dengan hal yang remeh itulah sebuah organisasi dapat bertahan lama atau tidak. Mekanisme ataupun manajemen konflik yang diambil pun sangat menentukan posisi organisasi sebagai lembaga yang menjadi payungnya. Kebijakan-kebijakan dan metode komunikasi yang diambil sangat memengaruhi keberlangsungan sebuah organisasi dalam memertahankan anggota dan segenap komponen di dalamnya. Salah satu organisasi tersebut adalah Klub Olah Raga Usia Dini Gugus SD 1 Pagar Air Aceh Besar. Unit kegiatan kreatifitas dan ekstrakurikuler siswa ini yang hampir mencapai usia ke-10 tahun ini ternyata memiliki mekanisme unik dalam merespon konflik yang ada di tubuhnya. Baik konflik internal anggota, anggota-pimpinan, maupun antar pimpinan itu sendiri. Sebagai salah satu organisasi olahraga, Klub BINA UTAMA ini cukup menjadi kebanggaan dan contoh sederhana bagaimana sebuah klub mampu menangani sebuah persoalan dengan baik. Dengan seperangkat norma yang ia miliki Klub Olah Raga Usia Dini Gugus SD 1 Pagar Air Aceh Besar mampu mengorbit siswanya sampai ke tingkat nasional.
Barangkat dari sinilah tulisan ini berawal. Melihat klub ini rentan akan konflik, dengan pertimbangan timbulnya kecemburuan social diantara pengelola, pengurus, pelatih, maka penulis mencoba mengangkat tema bagaimana pengelola-dalam hal ini pengurus klub memanaj konflik yang kerap mewarnai perjalanan organisasi mereka. Apakah proses komunikasi yang dijalin telah berjalan dengan baik? Bagaimana proses komunikasi itu berjalan? Bagaimana kebijakan dan respon yang diambil tatkala konflik terjadi di sana? Tulisan ini berusaha memaparkannya.

II. RUMUSAN MASALAH
a. Bagaimana proses komunikasi yang terjadi dalam Klub Bina Utama?
b. Bagaimana manajemen konflik dalam organisasi Klub Bina Utama?

III. KERANGKA TEORI ORGANISASI
a. Organisasi adalah suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai tujuan umum melalui pembagian pekerjaan dan fungsi lewat hirarki otoritas dan tanggungjawab (Schein). Karakterisitik organisasi menurut Schein meliputi : memiliki struktur, tujuan, saling berhubungan satu bagian dengan bagian yang lain untuk mengkoordinasikan aktivitas didalamnya.
b. Organisasi adalah sistem hubungan yang terstruktur yang mengkoordinasikan usaha suatu kelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu (Kochler).
c. Organisasi adalah suatu bentuk sistem terbuka dari aktivitas yang dikoordinasi oleh dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan bersama. Jadi rumusan, tentang organisasi ini menyangkut 3 aspek penting :
i. organisasi sebagai suatu sistem
ii. terdapat koordinasi aktivitas
iii. mencapai tujuan bersama
d. Komponen organisasi ;
i. Struktur sosial : struktur normatif + struktur tingkah laku
ii. partisipan : kontribusi individu pada organisasi
iii. Tujuan
iv. Teknologi : mesin, ketrampilan, teknik dari partisipan
e. Sifat organisasi ;
i. Dinamis, penyebabnya :
• perubahan ekonomi
• perubahan pasaran
• perubahan kondisi sosial
• perubahan teknologi
ii. Memerlukan informasi proses komunikasi
iii. Mempunyai tujuan
iv. Terstruktur
Ada yang menambahkan faktor yang sangat berpengaruh bagi berlangsungnya suatu organisasi yakni : a. SDM, b. Ketrampilan, c. Energi, d. Lingkungan.
f. Fungsi Organisasi ;
i. Memenuhi kebutuhan pokok organisasi berupa modal dan fasilitas
ii. Mengembangkan tugas dan tanggungjawab ke dalam organisasi dan lingkungan
iii. Memproduksi barang/jasa/gagasan
iv. Mempengaruhi orang banyak
g. Komunikasi dalam organisasi
Fungsi komunikasi dalam organisasi adalah :
1. Sebagai pembentuk iklim organisasi yakni yang menggambarkan suasana kerja organisasi atau sejumlah keseluruhan perasaan dan sikap orang-orang yang bekerja di dalam organisasi.
2. Membangun budaya organisasi yakni nilai dan kepercayaan yang menjadi titik sentral organisasi,
Tujuan komunikasi dalam organisasi adalah mutual understanding, dalam arti mencoba mencari saling sepemahaman antara anggota-anggota dalam organisasi tersebut. Lingkup kajian komunikasi organisasi adalah komunikasi organisasi yang terjadi dalam suatu organisasi, bersifat formal dan informal dan berlangsung dalam suatu jaringan [Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks. Termasuk dalam bidang ini adalah : komunikasi internal, hubungan manusia, hubungan persatuan pengelola, komunikasi dari atasan ke bawahan atau sebaliknya dari bawahan kepada atasan, komunikasi horisontal, ketrampilan berkomunikasi dan berbicara, mendengarkan, menulis dan komunikasi evaluasi program (Redding & Sanborn).] yang lebih besar dari komunikasi suatu kelompok.
Pengertian Komunikasi Organisasi
1. Komunikasi organisasi merupakan arus informasi, pertukaran informasi dan pemindahan arti di dalam suatu organisasi.(Katz & Kahn)
2. Komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang saling tergantung yang mencakup komunikasi internal dan eksternal (Zelko & Dance)
3. Komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah. (Goldhaber)
4. Komunikasi organisasi sebagai arus data yang melayani komunikasi organisasi dan interkomunikasi dalam beberapa cara. (Thayer). Setidaknya da tiga sistem dalam komunikasi organisasi :
i. berkenaan dengan kerja organisasi seperti data mengenai tugas-tugas atau beroperasinya organisasi.
ii. berkenaan dengan pengaturan organisasi seperti perintah-perintah, aturan-aturan dan petunjuk-petunjuk
iii. berkenaan dengan pemeliharaan dan pengembangan organisasi.
5. Bidang komunikasi organisasi termasuk arus komunikasi formal dan informal dalam organisasi (Greenbaunm).

h. Konflik Organisasi
Konflik (pertentangan atau perselisihan) adalah sesuatu yang tidak pernah dapat dihindari, yang terjadi kapan saja sepanjang hidup dan juga di dalam leadership. Penyelesaian konflik yang baik sangat penting dalam meningkatkan ketrampilan sebagai leadership dan memindahkan praktek manajemen dari paham otoritarian (kepatuhan pada seseorang) ke arah pendekatan kooperatif yang menekankan pada persuasi rasional, kolaborasi, kompromi dan penyelesaian yang saling menguntungkan.
Konflik organisasi disebabkan langkanya sumberdaya. Anne Hubel & Caryn Medved: Penyebab konflik: distorsi informasi akibat modifikasi pesan, ambiguitas akibat penggunaan bahasa yang tidak jelas dan kebohongan.
Manajemen Konflik dalam Komunikasi
Asumsi setiap orang memiliki kecenderungan tertentu dalam menangani konflik.
Terdapat 5 kecenderungan:
1. Penolakan: konflik menyebabkan tidak nyaman
2. Kompetisi: konflik memunculkan pemenang
3. Kompromi: ada kompromi & negosiasi dalam konflik untuk meminimalisasi kerugian
4. Akomodasi: ada pengorbanan tujuan pribadi untuk mempertahankan hubungan
5. Kolaborasi: mementingkan dukungan & kesadaran pihak lain untuk bekerja bersama-sama.
Strategi Penyelesaian Konflik
Pendekatan penyelesaian konflik oleh pemimpin dikategorikan dalam dua dimensi ialah kerjasama/tidak kerjasama dan tegas/tidak tegas. Dengan menggunakan kedua macam dimensi tersebut. Ada 5 macam pendekatan penyelesaian konflik ialah :

1. Kompetisi
Penyelesaian konflik yang menggambarkan satu pihak mengalahkan atau mengorbankan yang lain. Penyelesaian bentuk kompetisi dikenal dengan istilah win-lose orientation.
2. Akomodasi
Penyelesaian konflik yang menggambarkan kompetisi bayangan cermin yang memberikan keseluruhannya penyelesaian pada pihak lain tanpa ada usaha memperjuangkan tujuannya sendiri. Proses tersebut adalah taktik perdamaian.
3. Sharing
Suatu pendekatan penyelesaian kompromistis antara dominasi kelompok dan kelompok damai. Satu pihak memberi dan yang lain menerima sesuatu. Kedua kelompok berpikiran moderat, tidak lengkap, tetapi memuaskan.
4. Kolaborasi
Bentuk usaha penyelesaian konflik yang memuaskan kedua belah pihak. Usaha ini adalah pendekatan pemecahan problem (problem-solving approach) yang memerlukan integrasi dari kedua pihak.
5. Penghindaran
Menyangkut ketidakpedulian dari kedua kelompok. Keadaaan ini menggambarkan penarikan kepentingan kelompok lain.
6. Interaksi Win –Win
Berpikir Menang-Menang merupakan sikap hidup, suatu kerangka berpikir yang menyatakan : “Saya dapat menang, dan demikian juga Anda, kita bisa menang”. Berpikir Menang-Menang merupakan dasar untuk dapat hidup berdampingan dengan orang lain. Berpikir Menang-Menang dimulai dengan kepercayaan bahwa kita adalah setara, tidak ada yang di bawah ataupun di atas orang lain. Hidup bukanlah kompetisi. Mungkin kita memang menjumpai bahwa dunia bisnis, sekolah, keluarga, olah raga adalah dunia yang penuh kompetisi, tetapi sebenarnya kita sendirilah yang menciptakan dunia kompetisi. Hidup sebenarnya adalah relasi dengan orang lain. Berpikir Menang-Menang bukanlah berpikir tentang Menang-Kalah, Kalah-Menang, atau pun Kalah–Kalah.
i. Win-Lose (Menang - Kalah).
Paradigma ini mengatakan jika “saya menang, anda kalah “. Dalam gaya ini seseorang cenderung menggunakan kekuasaan, jabatan, mandat, barang milik, atau kepribadian untuk mendapatkan apa yang diinginkan dengan mengorbankan orang lain. Dengan paradigma ini seseorang akan merasa berarti jika ia bisa menang dan orang lain kalah. Ia akan merasa terancam dan iri jika orang lain menang sebab ia berpikir jika orang lain menang pasti dirinya kalah. Jika menang pun sebenarnya ia diliputi rasa bersalah karena ia menganggap kemenangannya pasti mengorbankan orang lain. Pihak yang kalah pun akan menyimpan rasa kecewa, sakit hati, dan merasa diabaikan. Sikap Menang-Kalah dapat muncul dalam bentuk :
a) Menggunakan orang lain, baik secara emosional atau pun fisik, untuk kepentingan diri.
b) Mencoba untuk berada di atas orang lain.
c) Menjelek-jelekkan orang lain supaya diri sendiri nampak baik.
d) Mencoba memaksakan kehendak tanpa memperhatikan perasaan orang lain.
e) Iri dan dengki ketika orang lain berhasil

ii. Lose-Win (Kalah - Menang).
Seseorang tidak mempunyai tuntutan, visi, dan harapan. Ia cenderung cepat menyenangkan atau memenuhi tuntutan orang lain. Mereka mencari kekuatan dari popularitas atau penerimaan. Karena paradigma ini lebih mementingkan popularitas dan penerimaan maka menang bukanlah yang utama. Akibatnya banyak perasaan yang terpendam dan tidak terungkapkan sehingga akan menyebabkan penyakit psikosomatik seperti sesak napas, saraf, gangguan sistem peredaran darah yang merupakan perwujudan dari kekecewaan dan kemarahan yang mendalam.
iii. lose-Lose (Kalah - Kalah)
Biasanya terjadi jika orang yang bertemu sama-sama punya paradigma Menang-Kalah. Karena keduanya tidak bisa bernegosiasi secara sehat, maka mereka berprinsip jika tidak ada yang menang , lebih baik semuanya kalah. Mereka berpusat pada musuh, yang ada hanya perasaan dendam tanpa menyadari jika orang lain kalah dan dirinya kalah sama saja dengan bunuh diri.
iv. Win (Menang)
Orang bermentalitas menang tidak harus menginginkan orang lain kalah. Yang penting adalah mereka mendapatkan apa yang mereka inginkan. Orang bermentalitas menang menjadi egois dan akan mencapai tujuannya sendiri. Jika hal ini menjadi pola hidupnya maka ia tidak akan bisa akrab dengan orang lain, merasa kesepian, dan sulit kerja sama dalam tim.
v. Win-Win (Menang-Menang)
Menang-Menang adalah kerangka pikiran dan hati yang terus menerus mencari keuntungan bersama dalam semua interaksi. Menang-Menang berarti mengusahakan semua pihak merasa senang dan puas dengan pemecahan masalah atau keputusan yang diambil. Paradigma ini memandang kehidupan sebagai arena kerja sama bukan persaingan. Paradigma ini akan menimbulkan kepuasan pada kedua belah pihak dan akan meningkatkan kerja sama kreatif.
Bagaimana bersikap menang-menang ?
Bagaimana cara berpikir dan bersikap Menang-Menang ? Bagaimana Anda dapat tetap merasa bahagia ketika teman Anda diterima sebagai PNS sementara Anda tidak ? Bagaimana Anda tidak merasa rendah diri ketika melihat teman Anda mempunyai prestasi gemilang ?, Bagaimana Anda dapat menemukan solusi permasalahan yang membuat Anda dan orang lain merasa Menang ?. Ada dua cara yang dapat dilakukan :
Pertama, Capailah Kemenangan Pribadi
Berpikir Menang-Menang dimulai dari diri Anda sendiri. Jika Anda merasa sangat tidak aman dan tidak berusaha untuk mencapai kemenangan pribadi, maka sangatlah sulit untuk beerpikir Menang-Menang. Anda akan merasa terancam oleh orang lain, Anda akan sulit menghargai dan mengakui keberhasilan orang lain. Anda akan merasa kesulitan untuk tetap berbahagia atas keberhasilan orang lain. Orang yang tidak aman mudah iri pada orang lain.
Kedua, Hindari Kompetisi dan Perbandingan Tidak Sehat
Ada dua kebiasaan dalam hidup kita yang mirip dengan tumor yaitu yang dapat menggerogoti tubuh kita perlahan-lahan dari dalam. Kebiasaan itu adalah berkompetisi dan membandingkan.
Berkompetisi
Kompetisi dapat menyehatkan. Kompetisi mendorong kita untuk menjadi lebih baik dan berprestasi. Tanpa kompetisi mungkin kita tidak mempunyai kemampuan mendorong diri kita untuk lebih maju. Kompetisi dapat menyehatkan jika Anda berkompetisi dengan diri Anda sendiri atau ketika hal itu membuat Anda merasa tertantang untuk berprestasi atau menjadi yang terbaik. Kompetisi sangatlah tidak menyehatkan jika Anda hanya berpikir tentang diri kemenangan untuk diri sendiri atau ketika Anda merasa harus mengalahkan orang lain untuk mencapai kemenangan. Marilah kita berkompetisi dengan diri sendiri sehingga kita selalu berkembang dan berhentilah berkompetisi demi memperoleh status, popularitas, pacar, posisi, perhatian, dan sebagainya dan mulailah menikmati hidup.
Membandingkan
Membandingkan diri dengan orang lain adalah sesuatu yang buruk. Mengapa ? Sebab masing-masing dari kita mempunyai potensi yang berbeda, baik secara sosial, mental, maupun fisik. Setiap orang punya kelebihan dan kelemahan yang berbeda. Kita dapat saling mengembangkan diri dan melengkapi bersama-sama dengan orang lain . Jadi apa gunanya melihat-lihat orang lain untuk mecari-cari kelemahan atau kelebihan mereka dan membandingkan dengan diri Anda? Berhentilah berbuat demikian dan hilangkan kebiasaan ini. Anda tidak perlu tampil secantik peragawati, Anda tidak perlu sepopuler teman Anda, tampilah sesuai dengan diri Anda yang sebenarnya karena Anda memang berbeda dengan orang lain, Anda adalah unik dan berbahagialan dengan keunikan Anda.
IV. PEMBAHASAN
Klub BINA UTAMA adalah Sebagai Sebuah Organisasi Olahraga Usia Dini di Gugus SD 1 Pagar Air Aceh Besar : Sebuah organisasi olahraga di tingkat SD yang ada di Indonesia. Klub ini dimaksudkan untuk menjadi ajang pendidikan olahraga di lingkungan pendidikan formal. klub ini hampir berusia ke-10 tahun. Semenjak awal didirikannya klub ini langsung bisa mengorbit para atlitnya mulai dari tingkat Kabupaten, provinsi bahkan tidak sedikit yang berprestasi hingga ke tingkat nasional.
Klub Bina Utama sekarang merupakan satu-satunya klub olahraga usia dini yang berada di Aceh yang dibina oleh Depdiknas. Status binaan nasionalnya juga yang menjadi klub ini nampak lebih eksis, sehingga hampir tiap semester pelatih dan pengurusnya selalu mendapatkan kesempatan keluar daerah baik sebagai pendamping ataupun untuk diberikan pendidikan dan pelatihan untuk peningkatan sumber daya demi tujuan pencapaian prestasi yang lebih gemilang. Dalam hal ini, bahasan yang dikaji penulis adalah sebatas job-discription Klub Bina Utama Olahraga usia dini Gugus SD 1 Pagar Air Aceh Besar.
Klub Bina Utama ini merupakan klub olahraga usia dini di tingkat gugus yang tentunya beranggotkan satu SD inti yang menaaungi beberapa SD imbas, gugus SD 1 Pagar Air beranggotakan tujuh (7) SD lainnya, yaitu ; SD 2 Pagar Air, SD Lamsayuen, SD Kayee Leue, SD Lamteungoeh, SD Pertiwi Lamgarot, SD Dham Lubuk dan SD Dham Ceukok. Tentunya di setiap SD tersebut memiliki perwakilan klub Bina Utama. Klub ini memiliki struktur layaknya organisasi olahraga lainnya. Klub ini memilki seorang ketua, sekretaris, Bendahara, dan ketua-ketua divisi serta pembina yaitu kepala sekolah yang merupakan jabatan yang ditetapkan secara otomatis. Secara fungsional, sekretaris dan bendahara bersama-sama ketua bertanggungjawab atas urusan organisasional. Divisi yang dibentuk adalah Divisi Bola kaki, Voli Mini, Takraw, Catur, Bulu Tangkis, tolak peluru, lompat jauh, lompat tinggi dan senam.
a. Konflik dalam Organisasi
Pengambilan keputusan sebuah organisasi kesulitan dalam mengakomodir segenap kepentingan anggota di dalamnya. Tidak terkecuali di tubuh Klub Bina Utama itu sendiri. Ketika pimpinan dipegang oleh sebuah kepengurusan baru, maka ada beberapa prosedur dan mekanisme wajib yang harus dijalankan, maka setiap keputusan yang diambil harus melalui jalan musyawarah untuk mufakat. Di Klub Bina Utama dikenal istilah Rapat Kerja yang merupakan forum tertinggi untuk menentukan program kerja apa saja yang akan dijalankan oleh mereka yang dihadiri oleh semua pembina, pengurus dan perwakilan klub. Konflik yang kerap muncul adalah konflik interpersonal yang bersumber dari kecemburuan sosial. Hal ini sangat wajar mengingat Klub Bina Utama merupakan organisasi yang berlandaskan prinsip keterbukan dan profesionalisme. Konflik tersebut kerap mewarnai perjalanan roda klub. Sehingga dinamika yang timbul karenanya seringkali menyulitkan sekaligus menjadi sebuah tantangan bagi pimpinan dalam mengantisipasinya.
b. Proses dan Jalur Komunikasi
Salah satu proses komunikasi yang dibangun adalah dengan mengadakan pertemuan-pertemuan. Bebeapa pertemuan yang dijalankan sebagai mekanisme komunikasi antara anggotanya antara lain:
i. Pertemuan Pembina, dilaksanakan sesuai dengan kondisi yang dianggap perlu untuk menentukan kebijakan Dewan Pengurus.
ii. Pertemuan Pengurus.
iii. Pertemuan dengan atlit binaan.
iv. Musyawarah Kerja.
v. Pleno Anggota, Diselenggarakan dua kali dalam periode kepengurusan.
c. Manajemen Konflik dan Mekanisme yang Ditawarkan
Dalam menyikapi konflik yang terjadi di internal anggota, personil yang secara fungsional bertanggungjawab adalah pembina. Peran yang dipegang oleh kepala SD Inti adalah sebagai seseorang yang memediasi konflik yang terjadi. Konflik atau permasalahan yang dibawah ke badan ini adalah yang menyangkut persoalan dalam mendapatkan kesempatan untuk ke event nasional baik sebagai pelatih, pendamping, maupun pengurus, maupun konflik laten antarpersonal yang sulit dipecahkan. Sementara posisi Pembina dalam badan ini adalah sebagai penasihat yang bertanggungjawab terhadap proses perjalanan organisasi.

V. KESIMPULAN
Beberapa persoalan dan penjelasan di atas dapat ditarik beberapa kesimpulan
a. Klub Bina Utama merupakan salah satu organisasi yang memiliki struktur yang kompleks dengan kelengkapan unsure pimpinan, divisi perwakilan.
b. Klub Bina Utama memiliki separngkat aturan yang mengikat yang menjadi pedoma operasional pelaksanaan organisasinya.
c. Dari struktur yang terbangun jelas bahwa mekanisme komunikasi dijalankan dengan menggunakan forum yang sudah ada di berbagai pertemuan.
d. Manajemen konflik yang dilakukan melalui proses yang cukup panjang di mana segenap unsure dilibatkan dalam proses penyelesaian konflik tersebut.
DAFTAR PUSTAKA

Littlejohn, Stephen W. (2002). Theories of Human Communication. USA: Wadsworth Group
Miller, Katherine. (2002). Communication Theories: Perspectives, Processes, and Contexts. USA: McGraw Hill
Fiske, John. (1999). Introduction To Communication Studies. 2nd Edition. London: Guernsey Press Co Ltd
Griffin, EM. (2003). A First Look at Communication Theory, 5th Edition. USA: McGraw-Hill













KATA PENGANTAR


Segala puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan hidayahnya sehingga penulisan makalah ini dapat kami selesaikan pada waktunya. Penulisan makalah ini dengan tema “Proses Komunikasi Dalam Organisasi” sebuah studi kasus pada Klub Bina Utama Olahraga Usia Dini SD 1 Pagar Air Kabupaten Aceh Besar.
Terima kasih kepada Ibu Erita Yuliasesti D, S.Psi, M.Si, Psikolog selaku pengasuh mata kuliah Psikologi Industri & Organisasi. Dalam hal ini kami menyadari masih banyak kekurangan dan untuk kesempurnaan makalah ini kami mohon sumbangsih dalam mencapai kesempurnaan makalah ini.
Saran dan kritik yang sifatnya membangun sangat kami harapkan untuk penyempurnaan dimasa yang mendatang.

Yogyakarta, 27 Januari 2009

Penulis